【文例あり】同窓会を上手く行うには?! 幹事の心得と案内状について

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社会人になって数年過ぎると、学生時代が懐かしくなりますよね。

古い友人と顔を合わせる度に、同窓会を行いたくなります。同窓会を開催したい場合や、幹事を頼まれると何から手を付けて良いのかわからないものです。ポイントを抑えるだけで、同窓会はぐっと成功させやすくなります。

同窓会を開催したいあなたに、同窓会を成功させるポイントをご紹介します!

 

同窓会とは

同窓会とは、同じ学校を卒業した人が集まる事を指します。卒業生だけでなく、1年2年のクラス会や、その学校を卒業した出身者が集まるOB会等も同窓会となります。同窓会は、クラス会、OB会、後援会等と呼ばれる事もあります。
 

同窓会での幹事の心得は?

同窓会で幹事をやる事になったら、仕切る事よりも楽しんで貰う事に気を使いましょう。参加費用は見積もりを間違うと、幹事が負担する事になってしまいますので、しっかり計算しましょう。
 

同窓会での幹事の仕事は?

同窓会での幹事の仕事は以下になります。

同窓会まで

・住所録の作成
・開催日時、開催場所、会費の決定
・案内状作成とその発送
・出欠の管理
・会場との打ち合わせ
・受付の名簿作成

同窓会当日

・受付(会費を徴収)
・司会と進行
・開催場所の清算
・二次会の計画と案内

 
この他にも、名札の作成や、恩師へのお土産の用意等があります。全員で集合写真を取る場合は、有料のカメラマンに頼みましょう。
 

同窓会の段取りは?

同窓会をスムーズに行う為には、しっかりとした段取りが必要です。

同窓会は幹事1人で準備をすると大変ですので、まずは同窓会の規模に合わせて幹事を選びましょう。学年単位なら、各クラスから男女1名ずつ選出し、その他にも協力してくれる人を募っておきましょう。

同窓会の準備期間は、規模に合せ6ヶ月~1年前が良いでしょう。

同窓会当日までの段取り

1.幹事会の開催 開催:6ヶ月~1年前

幹事会を開き、開催日やコンセプトを決めスケジュールを調整しましょう。

2.会場の下見

開催場所の費用や料理、サービスのチェック等、下見はしっかりと行っておきましょう。

3.会場の予約 開催:4ヶ月~6ヶ月前

会場が決まったら、参加人数に幅を持たせて予約をしましょう。会場によっては参加人数が少ないと、追加料金を徴収される事もありますので注意が必要です。

4.会費を決める 会費:8,000~10,000円

同窓会の会費は、当日の飲食代のみを計上すると赤字になります。事前の下見費用や印刷費用、葉書代、お土産代、パンフレット代等を考慮しましょう。当日キャンセルの分をカバー出来るように会費に含めておき、もし余るようなら二次会に回しましょう。

5.案内状の発送 開催:3ヶ月前まで

同窓会を開催する日時、会場、会費が決まったら、案内状を発送しましょう。

6.出欠の管理 開催:1ヶ月前まで

出欠は管理しやすいエクセルファイル等に纏め、人数が確定したら会場に正式な参加人数を連絡しましょう。

以上が当日までの段取りとなります。
同窓会の準備金は幹事で用意し、会計係を決めてしっかり管理するようにしましょう。
 

同窓会の案内状の書き方は?

同窓会は思っているよりも人数が集まりにくく、出欠確認の30~40%参加者が集まればまずまずといった所です。集まるというより、集める事を目的として、案内状を出すようにしましょう。

出席してもらいたい恩師には事前に都合を確認し、出席して貰えるならば案内状にその旨を記載しましょう。恩師に出す案内状は、手書きで出すのがベストです。

案内状に記載する事

・同窓会の代表幹事者氏名
・参加して貰う恩師のお名前
・挨拶やコンセプト等のメッセージ
・開催場所、日時、会場、会費等の情報
・会場の地図
・出欠の確認方法と締切日
・問い合わせ先等

 
同窓会とわかりにくいデザインは避け、親しみやすい案内状を出すようにしましょう。
 

案内状の文例は?

同窓会の案内状の文例をご紹介します。

同窓会(クラス会)

 

○○学校同窓会のご案内

拝啓(季節の挨拶)となりました。

皆様におかれましては、益々ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。

この度、○○学校○期生の同窓会を開催する運びとなりました。
 
恩師である○○先生も出席して下さる予定となっております。

レクリエーション等も用意しておりますので、ご多忙中とは存じますが是非お誘いあわせの上ご出席下さい。 敬具

日時:○月○日(○曜日)○時~
場所:○○○○
会費:○○○○円
幹事:○○○○ 00-0000-0000

お手数ですが、出欠を○月○日までにご連絡下さい。
 

同窓会の進行の仕方は?

当日の進行の流れは以下となります。

1. 同窓会幹事の挨拶
2.恩師や先生方の紹介
3.恩師代表の挨拶
4.幹事もしくは恩師による乾杯の挨拶
5.歓談
6.レクリエーション等
7.歓談
8.校歌斉唱
9.全体記念撮影
10.閉会の挨拶
11.二次会へ

 
同窓会は歓談がメインとなりますので、結婚式のような余興は必要ありません。レクリエーションを入れるなら、コミュニケーションが取りやすいものを取り入れましょう。参加者による1分間スピーチ等が、その後の会話に繋がりやすいのでおすすめです。
 

同窓会の幹事代行サービスとは?

同窓会を行いたいけれど、『面倒な幹事はやりたくない』『忙しくて時間が取れない』『協力者が集まらない』そんな時には幹事代行サービスがあります。

幹事代行サービスは、名簿を用意すれば、同窓会に必要な全ての作業を行ってくれます。参加費用は参加人数×会費のみなので、安心して同窓会を楽しむ事が出来ます。余興等リクエストする事も出来ますので、要望がある場合は幹事代行サービスに相談してみましょう。
 

同窓会を上手く開催する方法についてご紹介しましたが、いかがでしたか?

いくつになっても、古い友人との交流は嬉しいものですよね。

同窓会の幹事は大変ですが、青春を思い出せるような楽しい一時になるように頑張って下さいね。

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